システム手帳は1冊で全部やろうとすると、どこかで無理が出ます。
大きくすれば持ち歩けない。
小さくすれば書ききれない。
このジレンマに多くの人がぶつかります。
私がたどり着いた答えはシンプルでした。
1冊で全部やろうとしない。
2冊に役割を分ける。
私はいまA5を母艦にしてポケットサイズを持ち歩きに使い分けています。
この2台持ちにしてから手帳のストレスがほぼ消えました。
この記事ではシステム手帳を2冊で使い分ける具体的な方法を私の実際の運用から解説します。
それぞれに何を書きどう連携させているのか。
現場での使い方まで正直に開いていきます。
なぜ1冊では無理が出るのか
まずなぜ2冊なのか。
その前に1冊運用の限界から話します。
システム手帳のサイズにはそれぞれ得意と不得意があります。
A5は広く書けるけれど重くて持ち歩きにくい。
ポケットは軽くて持ち歩けるけれど書くスペースが狭い。
この2つは真逆の性格をしています。
だから1冊でどちらも満たそうとすると必ずどこかで妥協が生まれる。
大きいのを選べば持ち歩きを諦めることになる。
小さいのを選べばじっくり書くことを諦めることになる。
でも考えてみてください。
持ち歩く場面と腰を据えて書く場面はそもそも別のシーンです。
だったらシーンごとに道具を分ければいい。
これが私が2冊使いにたどり着いた理由です。
私の2冊｜A5が母艦、ポケットが前線
私の使い分けははっきりしています。
A5は母艦です。
机に構えて腰を据えて考えたり資料をまとめたりする基地。
ポケットは前線です。
毎日持ち歩いてその場で素早くメモする相棒。
母艦は動きません。
どっしり構えて情報を受け止める。
前線は身軽に動いて現場で情報を拾ってくる。
この役割分担が2冊使いの基本の形です。
両方が別の仕事をするからお互いの弱点が気にならなくなる。
A5が重いのは持ち歩かないから問題ない。
ポケットが狭いのはじっくり書かないから問題ない。
それぞれの短所が役割を分けた瞬間に消えるんです。
↓ 母艦としてのA5の詳しい使い方はこちらで解説しています
ポケットに書くこと｜現場で拾う一次メモ
では具体的に何を書き分けているか。
まず持ち歩くポケットから。
ポケットは私にとって現場で情報を拾う道具です。
書くのは一次メモ。
その場で発生した生の情報です。
寸法や簡単な絵
現場では寸法をその場でメモすることがよくあります。
ポケットをサッと出して数字を書き留める。
言葉だけでは伝わらないものは簡単な絵にする。
きれいに描く必要はありません。
自分が後で分かればいい走り書きの絵です。
調べなきゃいけないこと
もう一つポケットによく書くのが「調べること」です。
ふと「これ後で確認しないと」と思ったこと。
それをその場でポケットに書き留めておく。
頭に留めておくと絶対に忘れます。
でも紙に書いておけばあとで必ず拾える。
ポケットは忘れたくないことを一時的に置いておく場所でもあります。
こういう瞬発的なメモは立ったまま片手で書けるポケットサイズがちょうどいい。
大きいA5ではこの身軽さは出せません。
↓ 持ち歩きの相棒としてのポケットサイズはこちらで詳しく書いています
A5に書くこと｜前線の情報を仕上げる
次に母艦のA5です。
A5にはポケットで拾った情報を仕上げる役割があります。
走り書きを本格的な図面に起こす
これが私の2冊連携の中心です。
ポケットに走り書きした寸法や簡単な絵。
それを机に戻ってからA5でちゃんとした図面に起こします。
CADで描くほどではないけれど人に渡せるレベルの図面や指示図面。
ポケットの一次メモを土台にA5で本格化させる。
ポケットで拾いA5で仕上げる。
この流れが私の仕事の回し方になっています。
資料と一緒に考えをまとめる
A5は広いので資料を綴じながら考えをまとめられます。
ポケットで拾った断片を並べて関連する資料を隣に置き全体を見渡す。
狭いページではできないこの「広げて考える」ができるのがA5です。
前線で拾った点を母艦で線にする。
2冊はそういう連携をしています。
↓ AIに渡す前後で紙を使う思考法はこちらで詳しく解説しています
2冊の連携｜点を拾って線にする
ここまでを整理すると私の2冊の関係はこうです。
ポケットは点を拾う。
現場で発生した寸法や絵や調べ物。
バラバラの点をその場で捕まえる。
A5は点を線にする。
拾った点を持ち帰り図面に起こして資料と繋いで形にする。
前線で情報を集めて母艦で作戦を立てる。
軍隊の斥候と司令部みたいな関係です。
この流れがあるから情報が取りこぼれない。
ポケットで拾い忘れなければA5で必ず活かせる。
2冊が連携することで1冊では拾いきれなかった情報がちゃんと仕事になるんです。
「書くと覚える」から私は紙をやめられない
ここで少し本音を書きます。
こういう話をすると「スマホでよくない?」と言われることがあります。
メモも図もスマホで撮ったり書いたりすればいいと。
たしかにその通りかもしれません。
でも私が紙をやめられない理由がもう一つあるんです。
書くことで覚えるからです。
スマホに打ち込んだことは正直あまり頭に残らない。
でも手を動かして紙に書いたことはなぜか覚えている。
寸法もやることも手で書くと体に入る。
これは私がアホだからかもしれません。
でも書くという動作そのものが記憶に刻む工程になっている気がするんです。
だから私は効率だけならスマホでもいいと分かっていても紙に書く。
覚えるために書く。
これも2冊を手放せない大きな理由です。
2冊使いを始めるときのコツ
最後にこれから2冊使いを始める人へのコツをまとめます。
まず役割をはっきり決めること。
どっちが母艦でどっちが前線か。
何を母艦に書き何を前線に書くか。
ここが曖昧だと2冊がただの重複になってしまいます。
次にサイズを役割に合わせること。
据え置きの母艦は広く書けるA5や聖書サイズ。
持ち歩く前線は身軽なポケットサイズ。
役割にサイズを合わせるとそれぞれが活きます。
そして無理に2冊から始めないこと。
まずは1冊使ってみて「持ち歩きたいのに重い」「もっと書きたいのに狭い」と感じたらそこで2冊目を足す。
不満が出てから増やすのが失敗のない順番です。
まとめ｜2冊は財布と金庫の関係だ
システム手帳の2冊使いをひとことでまとめます。
2冊の関係は財布と金庫に似ています。
財布は持ち歩いて日々の支払いに使うもの。
身軽ですぐ出せることが大事です。
これがポケットサイズ。
金庫は家に据えて大事なものをしっかり保管するもの。
持ち歩かないから大きくて重くても構わない。
これがA5の母艦です。
財布に全財産を入れて歩く人はいないし、金庫を担いで買い物に行く人もいない。
それぞれに役割があるから両方が活きる。
手帳も同じです。
前線の財布と母艦の金庫。
2冊に役割を分けたときあなたの情報は一つも取りこぼれずに仕事へ変わっていきます。
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